ওয়ার্ড প্রসেসরে তৈরিকৃত ডকুমেন্টকে সুষ্ঠু ও ব্যবহার উপযোগী করে সংরক্ষণ করার ব্যবস্থাকেই ডকুমেন্ট ব্যবস্থাপনা বলে।
সাধারণভাবে ওয়ার্ড প্রসেসরে তৈরিকৃত কোনো ডকুমেন্ট সংরক্ষণ করতে গেলে এটি মাই ডকুমেন্ট ফোল্ডারে সংরক্ষিত হবে। তাই ডকুমেন্টটিকে আগের সব ডকুমেন্ট থেকে আলাদা করে রাখতে ডকুমেন্ট ব্যবস্থাপনার কাজগুলো করা হয়। ডকুমেন্ট ব্যবস্থাপনায় যে কাজগুলো করতে হবে তা হলো :
i. মাই ডকুমেন্ট ফোল্ডার খুলে তার মধ্যে একটি নতুন ফোল্ডার খুলতে হবে।
ii. প্রাথমিকভাবে ফোল্ডারটির নাম নিউ ফোল্ডারে লেখা থাকবে। এটিকে নিজের পছন্দমতো নামকরণ করতে হবে।
iii. তৈরিকৃত ডকুমেন্টটি সংরক্ষণের জন্য কম্পিউটারকে নির্দেশ দিলে যে ডায়লগ বক্স আসবে সেখানে ঐ ফোল্ডারটিতে ক্লিক করলে ডকুমেন্টটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারটিতে সংরক্ষিত হবে।
iv. ডকুমেন্ট সংরক্ষণের সময় কাজের ধরন অনুযায়ী ডকুমেন্টের নামকরণ করতে হয়।
ডকুমেন্ট ব্যবস্থাপনার গুরুত্ব
ওয়ার্ড প্রসেসর দিয়ে কোনো ডকুমেন্ট তৈরি করে সংরক্ষণ করতে চাইলে সেটি মাই ডকুমেন্ট ফোল্ডারে সংরক্ষিত হয়। কিন্তু সেখানে সংরক্ষিত অনেক ডকুমেন্টের মাঝে নির্দিষ্ট ডকুমেন্ট খুঁজে পাওয়া কষ্টসাধ্য হয়ে যায়। সুতরাং প্রয়োজনীয় সময়ে নির্দিষ্ট ডকুমেন্ট ব্যবহার করতে ডকুমেন্ট ব্যবস্থাপনার গুরুত্ব অনেক।
ডকুমেন্ট ব্যবস্থাপনার সুবিধা
ডকুমেন্ট ব্যবস্থাপনার যেসব সুবিধা রয়েছে সেগুলো হলো :
- প্রয়োজনীয় ডকুমেন্টটি ভালোভাবে সংরক্ষণ করা যায়।
- ডকুমেন্টটি প্রয়োজনের সময়ে সহজে খুঁজে পাওয়া যায়।
- ডকুমেন্টটি সহজে ব্যবহার করা যায়।
- ডকুমেন্টটিকে ডকুমেন্টের ধরন অনুসারে বিন্যস্ত করা যায়। যার দরুন ডকুমেন্টের নাম দেখেই ডকুমেন্টের ধরন বোঝা যায়।
ডকুমেন্ট ব্যবস্থাপনার অভাবে কী কী অসুবিধা হতে পারে?
ডকুমেন্ট ব্যবস্থাপনার অভাবে যেসব অসুবিধা দেখা যায় তা হলো–
i. সংরক্ষিত ডকুমেন্ট খুঁজে পাওয়া কঠিন হয়।
ii. প্রয়োজনের সময় ডকুমেন্টটি ব্যবহার করা যায় না।
iii. ডকুমেন্টটির গুরুত্ব হ্রাস পায়।
iv. অসাবধানতাবশত ডকুমেন্টটি মুছে যাওয়ার সম্ভাবনা বৃদ্ধি পায়।
আরো পড়ুনঃ–